Worum geht es?
Viele Selbstständige und kleine Unternehmen nutzen immer noch kostenlose E-Mail-Dienste wie Gmail, GMX oder Yahoo. Das wirkt unprofessionell, birgt Sicherheitsrisiken und kann sogar Probleme mit der DSGVO verursachen.
Darum solltest keinen Freemailer für dein Business nutzen
E-Mail-Adressen wie meinefirma@gmail.com oder meinefirma@gmx.de wirken nicht nur unprofessionell, sondern haben auch handfeste Nachteile. Ein professionelles Unternehmen nutzt eine eigene E-Mail-Domain wie info@meinefirma.de. Das wirkt nicht nur seriöser, sondern gibt dir auch die volle Kontrolle über deine E-Mails.
- Mangelnde Seriosität: Kunden und Geschäftspartner nehmen dich weniger ernst.
- Vertrauensproblem: Manche Empfänger zweifeln an der Echtheit deiner Mails.
- Keine Markenstärkung: Deine E-Mail-Adresse bewirbt den Anbieter, nicht dein Business.
- Höhere Spam-Gefahr: E-Mails von Freemail-Adressen landen eher im Spam-Ordner.
DSGVO & Datenschutz – warum ein Freemailer riskant ist
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt, dass Unternehmen sorgfältig mit personenbezogenen Daten umgehen. Wer einen Freemailer nutzt, verstößt oft unbewusst gegen diese Vorschriften:
- Datenverarbeitung außerhalb der EU: Viele Freemailer speichern Daten in den USA oder anderen Drittländern.
- Keine Kontrolle über Backup und Speicherung: Freemail-Anbieter analysieren oft den Inhalt deiner Mails zu Werbezwecken.
- Keine Möglichkeit zur Vereinbarung eines AV-Vertrags: Ohne diesen Vertrag darfst du einen Dienst nach DSGVO eigentlich nicht für geschäftliche Kommunikation nutzen.
Mit einer eigenen E-Mail-Domain bei einem Anbieter mit Serverstandort in Deutschland oder der EU hast du die volle Kontrolle und bist auf der sicheren Seite.
Werbung, Spam & Kontrolle – Warum du die Finger von Freemailern lassen solltest
Freemailer finanzieren sich durch Werbung. Das hat Nachteile:
- Deine Kunden sehen Werbeanzeigen, wenn sie deine E-Mails öffnen
- Du hast wenig Einfluss auf Spamfilter-Einstellungen. Dadurch kann es passieren, dass wichtige E-Mails verloren gehen oder nicht ankommen.
- Dein Postfach ist nicht wirklich deins. Der Anbieter kann es jederzeit sperren, wenn er glaubt, dass du gegen seine Richtlinien verstößt.
- Gmail liest jede eMail, nutzt die Erkenntnisse für seine anderen Dienste
Mit einer eigenen E-Mail-Domain hast du die volle Kontrolle über dein Postfach, deine Filter und dein Branding. Du entscheidest, welche E-Mails als Spam eingestuft werden und hast die Möglichkeit, Sicherheitsmechanismen wie SPF, DKIM und DMARC individuell zu konfigurieren, um deine E-Mail-Zustellung und -Sicherheit zu verbessern.
Außerdem vermeidest du die Abhängigkeit von Drittanbietern, die ihre Dienste jederzeit einschränken oder kostenpflichtig machen können. Eine eigene Domain sorgt für einen professionellen und vertrauenswürdigen Auftritt, denn deine E-Mail-Adresse steht in direkter Verbindung zu deiner Marke – ein klarer Vorteil gegenüber anonymen Freemail-Adressen.
Zudem kannst du individuelle E-Mail-Adressen für verschiedene Unternehmensbereiche oder Mitarbeiter einrichten und somit eine strukturierte und effiziente Kommunikation gewährleisten. Langfristig verbessert dies nicht nur deine Außenwirkung, sondern erleichtert auch das interne Management deiner geschäftlichen Kommunikation.
Professionalität & Branding – Die E-Mail-Adresse als Teil deiner Marke
Eine eigene Domain ist mehr als nur eine Adresse – sie ist ein Teil deines Brandings. Warum solltest du deine Mails mit @gmail.com oder @web.de verschicken, wenn du eine eigene professionelle Adresse haben kannst?
Vorteile einer eigenen Domain:
- Vertrauenswürdiger Auftritt: Eine Adresse wie
kontakt@meinefirma.dezeigt, dass du ein seriöses Unternehmen bist. - Einheitliche Kommunikation: Du kannst Adressen für verschiedene Zwecke erstellen (z. B.
support@meinefirma.de,sales@meinefirma.de). - Bessere Auffindbarkeit: Deine E-Mail-Adresse ist direkt mit deiner Website verbunden.
Es geht nicht nur um den ersten Eindruck. Eine professionelle E-Mail-Adresse unter deiner eigenen Domain macht langfristig einen Unterschied in der Wahrnehmung deiner Marke.
Der größte Fehler: Eigene Domain, aber trotzdem Freemailer nutzen
Ein erstaunlich häufiger Fehler ist, dass Unternehmer zwar eine eigene Domain besitzen, aber trotzdem eine Freemail-Adresse für den Kontakt angeben. Das sorgt für Verwirrung und wirkt unprofessionell. Kunden erwarten, dass deine E-Mail-Adresse zur Domain passt.
Website: www.meinefirma.de
eMail: meinefirma@gmail.com
Die Lösung ist ganz einfach
- Nutze die E-Mail-Funktion deines Hosting-Anbieters.
- lass dir vom Support deines Hosters helfen
- Stelle sicher, dass deine DNS-Einstellungen (SPF, DKIM, DMARC) korrekt konfiguriert sind.
Fazit & Nächste Schritte
Freemailer sind keine Lösung für ernsthafte Unternehmen. Eine eigene E-Mail-Adresse unter deiner Domain ist ein Muss für Professionalität, Sicherheit und Branding.
Nächste Schritte:
- Falls du noch keinen hast, registriere eine eigene Domain.
- Richte eine professionelle E-Mail-Adresse ein.
- Falls du unsicher bist: Lass dich beraten, um die beste Lösung für dein Business zu finden.
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