Im 3. Teil der Artikelserie Getting Things Done haben Sie die Erfassung und Verarbeitung der Aufgaben in Form von Listen erlernt. Dazu noch einen Hinweis.

David Allen über Listen

Eine Liste ist nichts weiter als eine ständig erneuerte Sammlung von sortierbaren Erinnerungen. Diese Sammlung kann ein ordentliches Notizheft, ein Computerprogramm oder ein Karteikartensystem sein.

Überlegen Sie nun welches Werkzeug für Sie in Frage kommt.

Aufgaben definierenPlane deine nächsten Schritte

Wenn auf Ihrer Liste jetzt nur 30 Dinge stehen, dann fahren Sie direkt mit dem Schritt Aufgaben erledigen fort. Die meisten Menschen haben allerdings viel mehr zu erledigen. Dabei hilft eine vernünftige Sortierung, diese erkläre ich hier.

Beginnen Sie nun die Planung Ihrer Aufgaben. Die Herausforderung bei der Planung Ihrer Aufgaben ist immer: Was mache ich zuerst? Hierzu gibt es verschiedenen Ideen. Entscheidend ist nur: nutzen Sie irgendeine Methode, Sie werden Sie im Laufe der Zeit an Ihre Bedürfnisse anpassen, oder eine ganz eigene finden.

Grundsätzlich können Sie auf zwei Arten sortieren: Nach Kontext oder nach Priorität. Es ist eine gute Idee eine Mischung dieser Formen zu verwenden. Zuerst sortieren Sie alles nach Kontext, dann nehmen sie sich diese vor und sortieren das nach der Priotität.

Nach Kontext sortieren

Um zu einer vernünftigen Sortierung zu kommen stellen Sie sich einfach folgende Frage: „Wo muss ich sein um die Aufgabe erfüllen zu können?“ Kontexte können bestimmte Orte sein, z.B. Ihr Büro, zu Hause, Supermarkt. Es können aber auch bestimmte Situationen sein. Beim eMail schreiben, am Telefon sein oder im Meeting. Für jeden Kontext lässt sich dann eine Liste erstellen oder anzeigen. Besonders einfach geht das dann natürlich mit einem GTDProgramm

Wenn Sie solche eine kontextbasierte Liste haben, können sie direkt zusammenhängend arbeiten. Zum Beispiel alle eMails abarbeiten, alle Dinge im Team klären oder unterwegs einfach alle nötigen Telefonate führen.

Nach Priorität sortieren

Hier wird es etwas kniffliger. Natürlich gibt es Prioritäten. Manche Aufgaben können immer wieder verschoben werden, ohne das zu grossen Konsequenzen für sie führt (Testament schreiben). Andere hingeben dulden keinen Aufschub, sonst fällt alles zusammen. Steuern bezahlen zum Beispiel.

Was empfiehlt David Allen?

Allen gibt wenig Hinweise, wie Aufgaben zu priorisieren sind. Er empfiehlt kurz und klnapp, sich diese Frage zu stellen. Angesichts der mir zur Verfügung stehenden Zeit, Energie und Werkzeug:

Was wird mir die höchste Befriedigung geben, was würde mich am weitesten voranbringen?

Anstatt immer nur die brennendsten Aufgaben zu erledigen sollten Sie sich mehr auf die langfristigen Ziele Ihres Lebens konzentrieren.

Die Ideen der Anderen

Es gibt natürlich einige weitere Ideen die sich speziell mit der Planung der Aufgaben beschäftigen.

Das Eisenhower-Prinzip
Am ehesten mit der von David Allen vorgeschlagenen Planung vergleichbar ist der Ansatz der Eisenhower-Matrix, mit der Sie Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren lassen.

Schluck die Kröte
Alternativ können Sie Ihre Aufgabenliste auch mit der Methode Schluck die Kröte (Eat the Frog) priorisieren. Die Idee ist, dass man die schlimmsten Aufgaben zuerst aus dem Weg räumt, um mit hoher produktiver Energie den schöneren Rest erledigen kann.

Final Version
Oder Sie könnten versuchen, Mark Forsters Methode Final Version probieren, womit Sie Aufgaben danach priorisieren, wieviel Energie Sie dafür aufbringen können.

Der kürzeste Teil der Artikelserie

Alle Aufgaben sind erfasst. Die Liste der anstehenden Aufgaben ist fertig. Es gibt eine Liste der Aufgaben die Sie genau jetzt abbarbeiten wollen. Sie haben nach Kontext und Priorität sortiert. Sie sind entspannt, weil Sie alles aus dem Kopf haben – Was nun?

Tu es!

Mit klarem Kopf arbeiten

Aber was wenn?

Wenn irgendetwas Ablenkendes auf Sie zukommt, notieren Sie es direkt in der Inbox. Beim nächsten durchgehen der Eingänge werden Sie es genauso planen. Bitte lesen Sie auch die weiteren Beiträge im Blog zu GTD

Kennen sie das?

• Sie haben eine Sammlung von „Dinge die ich zu tun habe“ im Kopf.
• Sie haben irgendwie laufend das Gefühl an etwas denken zu müssen.
• Sie sind von der eigentlichen Arbeit abgelenkt, nur um sich etwas anderes zu merken.
• Sie haben Sie schon einmal vergessen wichtige Aufgaben zu erledigen.
• Sie haben Sie das Gefühl, in Verantwortung ertrinken.

Sie sind Sie nicht allein!

Reizüberflutung und Aufgabenvielfalt sind weit verbreitete Phänomene. Es gibt vernünftige Möglichkeiten dem entgegenzuwirken.

Eine der beliebtesten Methoden um seine eigenen Aufgaben lösen zu können und dabei frei und unbeschwert arbeiten zu können ist
Getting Things Done (GTD).

 

Ich wende dieses System seit fast 10 Jahren an und es hilft mir immer mehr. In der Tat bemerke ich durch vernünftige Planung und Delegation Spass an der Arbeit und mehr Freizeit! Werfen wir einen Blick darauf, wie es funktioniert und wie Sie es in Ihrem eigenen Leben umsetzen können.

Eine historische Herleitung

In den 1920er Jahren sass die in Lithauen geborene Studentin Bluma Zeigarnik in einem Restaurant. Zusammen mit Kommolitonen dachte Sie über Inhalte Ihrer Disseration nach. Sie beobachtete dabei den Kellner. Dabei bemerkte sie, dass der Ober offenbar einen besonderen Trick hatte um sich komplexe Bestellungen zu merken. Er brachte immer das richtige Essen zum richtigen Tisch. Hatte der Gast seine Bestellung erhalten, hakte der die Order ab.

Zeigarnik fiel weiterhin auf, das der Kellner nach Servieren des Essens und Bezahlung des Gastes offenbar alles vergass was mit dieser Bestellung zu tun hatte. Fragte ihn ein Gast beim nächsten Restaurantbesuch was es beim letzten Mal denn zu Essen gab, kam er ins Schleudern und wusste keine Antwort. Aus dieser Beobachtung entwickelte Zeigarnik eine Theory.

Der Zeigarnik-Effekt

Grosse Teile der Denkleistung wird von den unerledigten Aufgaben genutzt und damit blockiert (Ablenkung). Sobald eine Aufgabe erledigt wird, lässt unser Verstand sie fallen und macht Platz für Anderes.

Laborstudien bestätigten Zeigarniks These. Die Ablenkung durch unvollständige Aufgaben wurde als der Zeigarnik-Effekt bekannt.

Ein Problem und seine LösungWeniger Ablenkung, mehr Konzentration

David Allen

David Allen, Erfinder des GTD-Systems, nennt diese Ablenkungen „offene Enden“. Ziel ist es alles was um Aufmerksamkeit bettelt aus dem Kopf heraus, und in ein vertrauenswürdiges System hinein zu bekommen.

Dabei ist es egal ob es darum geht den Weltfrieden zu erreichen, den Hunger auf der Erde zu bekämpfen oder einen Bleistift anzuspitzen. Wichtig ist nur die konsequente Anwendung des GTD-Systems.

Offene Enden

Alles was an der Aufmerksamkeit zerrt, sich in den Vordergrund drängt weil es nicht bleiben kann wie es ist, oder es an einem Ort ist wo es nicht hingehört.

Auch Menschen, die sich „bewusst nicht stressen lassen“ würden entspannter leben, sich besser konzentrieren können, mehr produktive Energie verspüren und effektiver lernen, wenn sie die offenen Enden ihres Lebens steuern.

Im Wesentlichen ist Getting Things Done (GTD) ein System zur Kontrolle und Steuerung offener Enden. Sie können sich besser auf die Aufgabe konzentrieren. Es löst zwar nicht alle Probleme in Ihrem Leben, ermöglicht Ihnen aber alle offenen Enden in Ihrem Leben zu finden und zu vervollständigen.

Wenn Sie GTD einsetzen, wird jedes offene Ende in Ihrem Leben einen Platz bekommen ohne das es nervt oder Aufmerksamkeit stiehlt. In der Tat, es ist ein Regal mit Fächern für alle Ihre offene Schleifen. Einige der Aufgaben werden nur gebunkert, andere werden für einen bestimmten Zeitpunkt abgelegt. Wieder andere wandern in der oberste Schubladezur direkten und sofortigen Erledigung.

Keine ZaubereiGetting Things Done

Das System GTD gibt Ihnen die Gewissheit, dass Sie an all den offenen Enden in irgendeiner Weise arbeiten. Und weil Sie das produktiver macht, werden Sie am Ende mehr von ihnen schließen können. Aber nichts geht von allein!

Was GTD nicht kann

Machen müssen Sie immer noch selbst. Allein durch die Anwendung von GTD hat es noch niemand zu einer praktikablen Lösung für den Welthunger gebracht.

Weiterhin bietet GTD ein System für die Entscheidung, was zu tun ist. Anstatt von dem Gedanken abgelenkt zu werden: „Was soll ich jetzt tun?“ Wissen Sie immer, welches die nächste Aktion ist.

Dieser Artikel kann nur die grundlegende Anwendung skizzieren, aber das ist mehr als genug, um Ihnen den Einstieg leicht zu machen. Bereit, um die Grundlagen zu lernen? Dann lassen Sie uns loslegen. Das vollständige GTD-System ist in David Allens Buch Getting Things Done Buch erklärt. Wenn Sie sich ernsthaft damit auseinandersetzen ist der Kauf eine echte Empfehlung!

Effektiv arbeitenSo einfach funktioniert GTD