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Garantiert fit ins neue Jahr: Meine Jahresendroutine

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Das bevorstehende Jahresende ist für mich Anlass zur Ruhe zu kommen und mich meinen Gedanken hinzugeben. Das wird von Jahr zu Jahr schwieriger. Erfahrungsgemäss haben viele Kunden viele Kleinigkeiten die dann doch noch erledigt werden müssen. Die Organisation der privaten Termine um die Feiertage wird auch immer umfassender.

Ohne einen sauberen Abschluss des Jahres ist für mich der Anfang des Neuen nicht vernünftig zu machen. Das neue Jahr fühlt sich sonst von Anfang an unordentlich an.

Müde macht uns die Arbeit, die wir liegenlassen, nicht die, die wir tun.
Marie von Ebner-Eschenbach

Wie immer: Eine Routine hilft

Ich liebe die „Zeit zwischen den Jahren“ die Rauhnächte. Hier ist die Chance am Grössten zur Ruhe zu kommen. Konzentration auf das Wesentliche. Erfolge geniessen können, runterkommen. Sich der Familie widmen.

Den Fokus setzen

Dabei helfen mir die folgenden Fragen und Handlungen. Wichtig ist der Blick von oben auf mich und mein Tun.

  • lockerer Rückblick alte Mails/Unterlagen/Prospekte
  • Zeiterfassung prüfen – wann bin ich produktiv?
  • Urlaub in die Zeit legen, wo wenig los ist, dafür länger
  • Warum arbeite ich – Habe ich bestimmte Ziele erreicht?
  • Geht etwas besser? Alte Zöpfe abschneiden!

Keine Vorsätze, ganz konkrete Aufgaben!

Ich fasse keinen Vorsätze stattdessen lege ich mir konkrete Aufgaben in die ersten Arbeitswochen, die mir das Gefühl geben produktiv zu sein, ohne mich zu überfordern. Es tut mir gut das Jahr langsam angehen zu lassen. Erfahrungsgemäss kommen neue Projekte erst ab Februar/März.

Papierkarton wechseln.
Unterlagen auf Papier scanne ich und lege Sie als durchsuchbares PDF ab und das Paier kommt in einen Dokumentenkarton. Am Jahresende gibt es einen neuen, ob voll oder nicht. Beschriften, ab in das Archiv.

Garantien und Verträge
Laufen Garantien für Werkzeuge und Rechner aus? Sollen neue angeschafft werden? Müssen Verträge von bestimmten Diensten gekündigt oder verlängert werden? Müssen Geräte und deren Verpackungen entsorgt oder verkauft werden?

Eigene Projekte steuerlich betrachten
Der Jahresabschluss steht an. Zeit um die eigenen Abgaben und die der Firma zu steuern. Dazu mache ich einen Termin mit dem Steuerberater. Altersvorsorge, Versicherungen Firmenausstattung das kommt auf den Prüfstand.

Finanzpolster zum Jahresanfang
Steht ein vernünftiger Betrag für die Ausgaben zum Jahresanfang zur Verfügung? ICh bin selbst erstaunt wie viel gerade am Jahresanfang fällig ist.

Wichtige Termin im Jahr eintragen
Feiertage, Brückentage und Ferien stehen zur Planung im Kalender. Dabei helfen mir ical-Feeds, welche ich abonniere.

Kalenderabos

Fritzbox und Siri: So hinterlässt der Anrufbeantworter einen professionellen Eindruck

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Laut Telefonstatistik meiner Fritzbox habe ich 2016 mehr als 340 Stunden am Festnetzanschluss telefoniert. Wenn ich Anrufe nicht annehmen kann, meldet sich ein Bürodienst oder der Anrufbeantworter.

Für Statusmeldungen oder anruferabhängigen Anrufen verwendet ich sehr gern die Funktion der Fritzbox Audiodateien abzuspielen. Dazu schreibe ich die Nachricht als Text und lasse im Terminal Die Sprtachausgabe des Mac die Ansage sprechen.

1 Minute im Terminal

Mit Eingabe der Zeile cat ansage.txt | say -v anna -o vorgelesen.aiff

erhalte ich eine Datei, welche ich dann als MP3 konvertiere. Das geht online mit media.io

Links zum Thema

3 einfache Punkte: So blogge ich besser in 2015

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Ich fasse keine Vorsätze für das neue Jahr, eigentlich. Viel lieber sehe ich mir das erreichte 100 Tage nach Neujahr an. Vor ein paar Tagen bin ich aber über die Vorsätze von Annika Lamer auf die Blogparade „Besser bloggen – Deine Vorsätze und Tipps für 2015“ gestossen. Das werde ich einfach einmal ausprobieren.

Wer schreibt denn her?

Marco Neuber

Marco Neuber

Marco, quasi selbständig. Ich betreibe wohl eine Art Corporateblog. Wenn ich mir die Vorstellung meiner Arbeitsweise so durchlese, wohl mit ein paar Anleihen bei Zwangsstörungen 😉

Die Themen im Blog: Alles was mit dem Internet zu tun hat. Besonderer Aspekt der Umgang mit der Technik dafür. Also WordPress, OnlineShops, Webhosting.

 

 

 

Performance verbessern

Nichts nervt mehr als eine langsame Internetseite. Leider ist man bei eigenen Projekten oft wesentlich kompromissbereiter, als beim Besuch einer fremden Internetseite. Ich habe dazu die letzte Woche des Jahres genutzt und konnte die Renderzeit im Browser von knapp 4s auf 800ms drücken. Eine Performancesteigerung von 500% Deshalb mein 1. Tip:

Optimiert die Ladezeit und die Dateigrösse eurer Internetseiten

  • unbenötigte Plugins löschen
  • Caching benutzen
  • Theme aufräumen (CSS-Dateien und Javascripte optimieren)

Links zum Thema Performance

Messwerkzeug – Wie schnell ist die Seite?

WordPress überprüfen – Klemmt irgendwas?

WordPress Beine machen

Artikelserien erstellen

Bereits 2005 habe ich für einige Themen wie Einrichtung von eMail-Accounts oder Support für Hostingkunden Artikel geschrieben und diese in kleine Sammlungen gepackt. So konnte ich, thematisch passend Textbausteine anlegen und hatte immer kompetente und ausführliche Antworten zur Hand. Leider ist solch eine Serie aus dem Stand zu schreiben wirklich aufwändig. Allerdings scheuen sich auch andere davor und so ergibt sich hier die Chance Leser glücklich zu machen. Deshalb mein 2. Tip:

Sammelt und teilt euer Wissen zu einem Thema, so kann man vorgehen

  • Welche Fragen habt Ihr schon mehr als zweimal beantwortet? Aufschreiben!
  • Zu Welchem Thema habt Ihr selbst Fragen und findet wenig Antworten?
  • Fasst vorhandene Artikel in eurem Blog zu einer Serie zusammen, es hilft!

Links zum Thema Artikelserien

Konsequenter und planvoller Arbeiten

2007 begann ich mein mein Tun stärker zu strukturieren und mit GettingThingsDone eine Selbstmanagementmethode zu erlernen. Das war wohl eine der wirklich guten Entschlüsse – Ich schaffe nun einfach mehr. So bleibt mehr Zeit für Familie, Freunde und Bonsai. Obwohl ich das System manchmal recht inkonsequent einsetze konnte ich mittlerweile schon andere Menschen davon begeistern. Deshalb mein 3. Tip:

Übernehmt wieder die Herrschaft über eure Zeiteinteilung, arbeitet bewusst, macht Pausen

  • Wäre entspannteres und selbstbestiummtes Arbeiten nicht schön?
  • Lernt eine Methode euch zu strukturieren, GTD wäre mein Vorschlag
  • Lasst euch weniger unterbrechen, gerade Social Media ist ein Zeitkiller

Input zum Thema Getting Things Done


GTD: Regelmässig Eingang leeren

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Hinweis

Eingang leeren
Das löschen aus dem Kopf ist lebenswichtig. Egal, wie trivial oder überwältigend die Aufgabe erscheint.

Wenn es Ihnen im Kopf umhergeht, schreiben Sie es auf. Ansonsten wird es Sie ablenken!

Es ist unmöglich alle offenen Enden direkt abzuarbeiten. Das muss aber auch nicht sein! Aber wie ist dann möglich die Inbox regelmässig zu leeren? Ganz einfach, verfahren Sie einfach nach diesen 6 Schritten.

 

  • Was genau ist es?

    Die Antwort ist besonders hilfreich wenn viele Dinge (Briefe, Faxe eMail) von extern kommen. Wenn Sie also etwas aus der Inbox anfassen, muss die erste Frage sein: Was ist es genau? Die genaue Kenntnis bringt Sie einen Schritt weiter in Richtung Erledigung der Aufgabe.

  • Habe ich etwas damit zu tun?

    Ihre Antwort ist Nein? Dann kommen folgende Lösungen in Frage

    1. Werfen Sie es weg.
    2. Tun Sie es auf die Liste Irgendwann
      Aufgaben die zu erledigen sind für die es jetzt aber nicht der richtige Zeitpunkt ist
    3. Verschieben Sie es in das Archiv
      Es ist nichts zu tun, aber die Information ist vielleicht später nützlich.
  • Was ist der nächste Schritt für mich?

    Die Inbox enthält nur noch Dinge die Sie voranbringen müssen. Sie müssen nun entscheiden was der unmittelbar nächste Schritt ist. Muss zur Erledigung mehr als ein Schritt getan werden, dann empfiehlt es sich ein Projekt einzurichten.

  • Die kleinen Dinge

    Kann ich diese Aufgabe innerhalb von 2min erledigen?

    Beispiele kleiner Aufgaben

    • eine kurze eMail senden
    • einen Brief unterschreiben
    • drucken und Ablegen eines Dokumentes

    Dann machen Sie es sofort!

  • Deligiere!

    Fragen Sie sich: Muss ich das eigentlich selbst machen?

    Natürlich ist die Weitergabe einer Aufgabe erlaubt. Kontrollieren Sie nur ob die Aufgabe auch erledigt wurde.

  • Nächste Schritte und Kalender

    Ihre Inbox enthält nun nur noch die Aufgaben für Sie, welche länger als 2min dauern, keine Projekte sind eventuell termingebunden sind.

    Sortieren Sie nun nach:

    nächste Schritte und Terminen

An diesem Punkt sollte Ihre Inbox leer sein. Lassen Sie sich nicht dazu hinreissen einfach alles in der Inbox stehenzulassen. Das schafft wieder einen Ort an dem Sie abgelenkt werden. Im nächsten Teil erfahren Sie mehr über den Umgang mit der Liste Nächste Schritte und termingebundene Aufgaben.


Endlich in Ruhe arbeiten: GTD
Wollen Sie auch mehr Spass bei der Arbeit und mehr Freizeit durch effektiveres Arbeiten?

GTD: Planen

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Hinweis

Planen
Allein konsequentes Planen bringt Zeitersparnis. Nutzen Sie das!

Im 3. Teil der Artikelserie Getting Things Done haben Sie die Erfassung und Verarbeitung der Aufgaben in Form von Listen erlernt. Dazu noch einen Hinweis.

David Allen über Listen

Eine Liste ist nichts weiter als eine ständig erneuerte Sammlung von sortierbaren Erinnerungen. Diese Sammlung kann ein ordentliches Notizheft, ein Computerprogramm oder ein Karteikartensystem sein.

Überlegen Sie nun welches Werkzeug für Sie in Frage kommt.

Aufgaben definierenPlane deine nächsten Schritte

Wenn auf Ihrer Liste jetzt nur 30 Dinge stehen, dann fahren Sie direkt mit dem Schritt Aufgaben erledigen fort. Die meisten Menschen haben allerdings viel mehr zu erledigen. Dabei hilft eine vernünftige Sortierung, diese erkläre ich hier.

Beginnen Sie nun die Planung Ihrer Aufgaben. Die Herausforderung bei der Planung Ihrer Aufgaben ist immer: Was mache ich zuerst? Hierzu gibt es verschiedenen Ideen. Entscheidend ist nur: nutzen Sie irgendeine Methode, Sie werden Sie im Laufe der Zeit an Ihre Bedürfnisse anpassen, oder eine ganz eigene finden.

Grundsätzlich können Sie auf zwei Arten sortieren: Nach Kontext oder nach Priorität. Es ist eine gute Idee eine Mischung dieser Formen zu verwenden. Zuerst sortieren Sie alles nach Kontext, dann nehmen sie sich diese vor und sortieren das nach der Priotität.

Nach Kontext sortieren

Um zu einer vernünftigen Sortierung zu kommen stellen Sie sich einfach folgende Frage: „Wo muss ich sein um die Aufgabe erfüllen zu können?“ Kontexte können bestimmte Orte sein, z.B. Ihr Büro, zu Hause, Supermarkt. Es können aber auch bestimmte Situationen sein. Beim eMail schreiben, am Telefon sein oder im Meeting. Für jeden Kontext lässt sich dann eine Liste erstellen oder anzeigen. Besonders einfach geht das dann natürlich mit einem GTDProgramm

Wenn Sie solche eine kontextbasierte Liste haben, können sie direkt zusammenhängend arbeiten. Zum Beispiel alle eMails abarbeiten, alle Dinge im Team klären oder unterwegs einfach alle nötigen Telefonate führen.

Nach Priorität sortieren

Hier wird es etwas kniffliger. Natürlich gibt es Prioritäten. Manche Aufgaben können immer wieder verschoben werden, ohne das zu grossen Konsequenzen für sie führt (Testament schreiben). Andere hingeben dulden keinen Aufschub, sonst fällt alles zusammen. Steuern bezahlen zum Beispiel.

Was empfiehlt David Allen?

Allen gibt wenig Hinweise, wie Aufgaben zu priorisieren sind. Er empfiehlt kurz und klnapp, sich diese Frage zu stellen. Angesichts der mir zur Verfügung stehenden Zeit, Energie und Werkzeug:

Was wird mir die höchste Befriedigung geben, was würde mich am weitesten voranbringen?

Anstatt immer nur die brennendsten Aufgaben zu erledigen sollten Sie sich mehr auf die langfristigen Ziele Ihres Lebens konzentrieren.

Die Ideen der Anderen

Es gibt natürlich einige weitere Ideen die sich speziell mit der Planung der Aufgaben beschäftigen.

Das Eisenhower-Prinzip
Am ehesten mit der von David Allen vorgeschlagenen Planung vergleichbar ist der Ansatz der Eisenhower-Matrix, mit der Sie Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren lassen.

Schluck die Kröte
Alternativ können Sie Ihre Aufgabenliste auch mit der Methode Schluck die Kröte (Eat the Frog) priorisieren. Die Idee ist, dass man die schlimmsten Aufgaben zuerst aus dem Weg räumt, um mit hoher produktiver Energie den schöneren Rest erledigen kann.

Final Version
Oder Sie könnten versuchen, Mark Forsters Methode Final Version probieren, womit Sie Aufgaben danach priorisieren, wieviel Energie Sie dafür aufbringen können.


Endlich in Ruhe arbeiten: GTD
Wollen Sie auch mehr Spass bei der Arbeit und mehr Freizeit durch effektiveres Arbeiten?

Links Donnerstag, 01.01.2009 – 3:33 – Freitag, 02.01.2009 – 2:56

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Hier auf die Schnelle Links aus meinem Account bei delicious:

* Die Sekretärin und die Telefonakquise- was tun?
* Test: Wie clever sind Sie am Telefon?
* Besser arbeiten mit kleinen Schritten
* Apple iPhone-Codes
* So geht's: Mit Time Machine übers Netzwerk sichern


Wenn Ihr Anregungen zu den verlinkten Seiten habt, oder selbst Links dazu habt dann bitte direkt in die Kommentare. Danke!

GTD: Regelmässig Listen durchgehen

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Hinweis

Listen durchgehen
Kontrolle und Routine werden die besten Helfer bei der Eledigung. Auch unliebsames kann dann Spass machen.

Die letzte Ebene des GTD-Systems ist die regelmässige Durchsicht Ihrer Listen. Hier kontrollieren Sie den Erfolg Ihrer Arbeit. Überprüfen den Fortschritt Ihrer Projekte und führen die offenen Enden zusammen.

Essentiell für den Erfolg von GTD: Regelmässiges Durchsehen Ihrer Listen.

Die drei Arten des Durchsehens

Durchgehen nach Kontext
Immer wenn Sie den Kontext wechseln (nur noch am Telefon, jetzt ohne Internet, auf Reisen) wechseln Sie auch im GTD-System auf die entsprechende Liste. Wenn Sie z.B. zusammenhängend alle Telefonate abarbeiten sind Sie viel schneller fertig als beim kontextlosen Arbeiten

Durchgehen nach Kalender
Das tägliche Durchsehen Ihres Kalenders. Jeden Morgen sehen Sie sich die Liste der anstehenden Termine an. Legen Sie fest, welche Aufgaben Sie für den jeweiligen Termin erledigen müssen. Ist etwas vorzubereiten? Planen Sie es rechtzeitig.

Durchgehen mit Leeren der Inboxen
Gehen Sie an einem Tag der Woche alle Listen durch, leeren Sie dabei alle Eingangskörbe (Inbox). David Allen sagt, dass das wöchentliche Durchgehen „ein kritischer Prozess ist. Er ist masgeblich verantwortlich für den Erfolg“. Idealerweise tun Sie dies so oft wie möglich. Eine wöchentliche Durchsicht sichert aber zumindest die regelmässige Leerung.

Und – hilft Ihnen diese Struktur?

Erfolg fühlt sich gut an!

Erfolg fühlt sich gut an!

Immer kritisch bleiben

  • haben Sie immer Zugriff auf Ihre Listen?
  • können Sie bestimmte Eingangskörbe weglassen?
  • brauchen Sie mehr Kontexte?
  • wie gut zugänglich ist Ihr Archiv?
  • lässt sich das Durchsehen der Listen optimieren?

 

Sie müssen regelmässig das System durchsehen um die Aufgaben festzulegen und zu planen. Dazu gehört immer der kritische Blick. Wo gibt es Optimierungsbedarf, was funktioniert überhaupt nicht für Sie?

Mit der Zeit bekommen Sie ein gutes Gefühl für das aktualisieren, sortieren und löschen Ihrer Listen. Denken Sie auch an die Projekte.  Löschen Sie Projekte bei denen alle Aufgaben erledigt wurden.


Endlich in Ruhe arbeiten: GTD
Wollen Sie auch mehr Spass bei der Arbeit und mehr Freizeit durch effektiveres Arbeiten?

GTD: Aufgaben erledigen

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Der kürzeste Teil der Artikelserie

Alle Aufgaben sind erfasst. Die Liste der anstehenden Aufgaben ist fertig. Es gibt eine Liste der Aufgaben die Sie genau jetzt abbarbeiten wollen. Sie haben nach Kontext und Priorität sortiert. Sie sind entspannt, weil Sie alles aus dem Kopf haben – Was nun?

Tu es!

 

Mit klarem Kopf arbeiten

Mit klarem Kopf arbeiten

Aber was wenn?

Wenn irgendetwas Ablenkendes auf Sie zukommt, notieren Sie es direkt in der Inbox. Beim nächsten durchgehen der Eingänge werden Sie es genauso planen. Bitte lesen Sie auch die weiteren Beiträge im Blog zu GTD


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GTD: Inbox

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Hinweis

INBOX
Das löschen aus dem Kopf ist lebenswichtig. Egal, wie trivial oder überwältigend die Aufgabe erscheint.

Wenn es Ihnen im Kopf umhergeht, schreiben Sie es auf. Ansonsten wird es Sie ablenken!

Die erste Ebene in GTD ist der Ort zum Sammeln aller offener Enden. Das meiste wird aus Ihrem Kopf stammen. schreiben Sie es auf! Vieles wird von aussen auf Sie einstürmen. Schreiben Sie es auf! Oder besser – lassen Sie es sich direkt in Ihren Eingangskorb legen. Zum Beispiel als eMail.

Für das Sammeln (Inbox) gibt es eine Reihe an möglichen Werkzeugen. Es kommt auf Ihre Arbeitsweise und Ihre persönlichen Vorlieben an. Wichtig allein ist: Vertrauen Sie Ihrem System.

Folgende Werkzeuge taugen als Eingangskorb

  • Stift und Papier
  • Stehsammler oder Briefkorb
  • Diktaphone
  • eMail-Programm oder Anrufbeantworter
  • spezialisierte GTD-Programme

Ich bevorzuge eMail, Anrufbeantworter und einen Eingangsordner in dem ich alle Papiere die per Post kommen als PDF landen. Die eigentlich Verwaltung der Aufgaben erledige ich mit Things

Es gelten die folgenden 3 Prinzipien

  • einsammeln

    Alles kommt raus aus dem Kopf und rein in die Inbox

  • beschränken

    So wenig wie möglich dieser Inboxen zulassen.

  • durchgehen

    Inbox regelmässig leeren

Wann mache ich den nächsten Schritt?

David Allen schreibt:

Wann wissen Sie ob Sie genug in Ihrer Inbox gesammelt haben? Nun, erst wenn alles aus dem Kopf in der Inbox steht. Wenn einem Teil von Ihnen auch nur vage bewusst ist, dass Sie nicht alles aufgeschrieben haben, dann ist das Sammeln noch nicht abgeschlossen.

Sie haben alle offenen Enden notiert? Dann geht es jetzt weiter zum Leeren der Inbox.


Endlich in Ruhe arbeiten: GTD
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