Beiträge

eMail rechtlich einwandfrei verwenden

Erfüllen Ihre eMails alle Vorgaben – sind Sie rechtlich einwandfrei? Seit 2007 gelten die Regelungen für Geschäftsbriefe in Bezug auf Pflichtangabe. Dennoch erhalte ich täglich viele eMails, die sich nicht an diese Bestimmungen halten. Sollte sich ein Kunde, Mitbewerber oder eine Behörde gestört fühlen ist ein schmerzhafte Abmahnung nicht weit. Riskieren Sie das nicht, vor allem nicht wegen solch einer Kleinigkeit!

Wo steht das denn?

Geregelt werden die Pflichtangaben für die GmbH und die Aktiengesellschaft in § 37a HGB, § 35 GmbHG und § 80 AktG. Freiberufler, Einzelunternehmern und die Vertreter einer GbR unterliegen den sich Vorschriften über Pflichtangaben in Geschäftsbriefen der „Verordnung über Informationspflichten für Dienstleistungserbringer“ (DL-InfoV).

  • Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
  • die Registernummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist
  • alle Geschäftsführer
  • sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat
  • der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

eMails sind wirklich Geschäftsbriefe?

Zu Geschäftsbriefen gehören auch eMails. Die einfachste Möglichkeit diese Pflichtangaben automatisch einzufügen ist die eMail-Signatur. Um Abmahnungen und Zwangsgelder zu vermeiden, sollten Sie umgehend überprüfen ob Ihre eMails diese Erfordernisse erfüllen. Ach ja, die Frist zur Aufbewahrung von Mails liegt damit auch bei 10 Jahren.

 

Sie brauchen Hilfe bei der Mailorganisation?

Effektiver und sicherer Mailverkehr ist keine Zauberei, sondern erfordert eine einmalige Umstellung in Software und Art der Verwendung. Wir helfen gern!

Ein Beispiel: meine eMailsignatur

Signatur in Apple Mail

Signatur in Apple Mail

Praktisch jedes eMailprogramm bietet die Möglichkeit diese Pflichtinformationen zu hinterlegen und automatisch anzuhängen. Auch die Möglichkeiten direkt Ihre elektronische Visitenkarte anzuhängen finden Sie dort.

Natürlich kann eine eMail-Signatur auch nützlich sein. Packen Sie gleich alle Informationen mit in die Mail, das ersprt Nachfragen und Sie können z.B: auf Ihren Newsletter aufmerksam machen oder die aktuelle Aktion bewerben.

-- 
+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
die netztaucher GmbH
.Internet .Grafik .Marketing
+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

Kontakt zur Agentur:
Büro:	Am Gutshof 36, 16278 Angermünde
Web: 	https://netztaucher.com
fon:	+49 (033 31) 25 25 20
fax: 	+49 (033 31) 29 800 65
mobil:	+49 (0151)   1578 9017

die netztaucher GmbH
Register:			AG Neuruppin • HRB 10596
Geschäftsführer:		Marco Neuber
UStID:				DE291904918

Diese Informationen helfen Ihrem Mailpartner direkt weiter

  • der Name des Ansprechpartners mit seiner Telefondurchwahl
  • der Link zur Internetseite
  • die Öffnungszeiten
  • ein Link zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Links für Sonntag, 05.04.

Hier auf die Schnelle Links aus meinem Account bei delicious:

* Die größten SEO-Fehler von Online Shops Die meisten Online Shops sind keine riesigen Unternehmen sondern oft One Man-Shows, die fast alles alleine machen müssen – vor allem SEO. Heute will ich einmal auf die größten Fehler eingehen, die man immer mal wieder findet.
* Zehn Grundsätze bei der Einstellung neuer Mitarbeiter Zehn Grundsätze bei der Einstellung neuer Mitarbeiter
Das Gründerportal förderland hat die wichtigsten Richtlinien zur Beschäftigung eines Arbeitnehmers zusammengestellt.
* Mailserver (SMTP) via Telnet testen Manchmal ist es notwendig, eine Email-Verbindung zwischen zwei Server zu testen. Da allerdings die meisten Email-Programme nur eine minimale Fehlermeldung anzeigen, muss man die Email-Verbindung simulieren.
* Datensicherung in Outlook Outlook möglichst im Gesamtbild auf andere Rechner übertragen
* Die 10 effektivsten Wege, um Ihre Gedächtnisleistung zu steigern Gedächtnisleistung folgt den Grundregeln von Abwechslung und Neugierde. Ist alles, was Sie tun und lassen, zur Gewohnheit geworden? Dann ist es Zeit für eine Veränderung


Wenn Ihr Anregungen zu den verlinkten Seiten habt, oder selbst Links dazu habt dann bitte direkt in die Kommentare. Danke!

Links für Freitag, 13.02.

Screencast Spamfilter einstellen

Auf allen Servern läuft ein Spamfilter. Nach einem komplexen Regelwerk werden alle eingehenden eMails auf Spam-Merkmale untersucht. erkennt der Server Spam schreibt er den Hinweis in die Betreffzeile: *****SPAM*****. Sie können nun in Ihrem eMail-Programm eine Regel definieren wenn eMail mit solch einem Betreff ankommt direkt in den Papierkorb zu verschieben. Ab sofort müssen Sie Spam aber nicht mehr lokal filtern lassen!

 

Bereits Ende März angekündigt ist in der letzten Woche der letzte Server mit den erweiterten Spamfilterfunktionen ausgerüstet worden. Welche neuen Funktionen gibt es nun?

  • direktes Verschieben und Löschen auf dem Server
  • Greylisting um den Server von der Spamberechnung zu entlasten
  • inhaltliche Filterung per Filter (Spamassassin)

Links aus dem Beitrag

Wie Sie Ihren Spamfilter einstellen können erfahren Sie in diesem Sreencast. Feedback ist ausdrücklich erwünscht! Bitte hier direkt in den Kommentaren.

[MEDIA=1]

Spamabwehr: Neue Spamfilterfunktionen und Greylisting

Das Feedback vieler Kunden zum hohen Spamaufkommen habe ich zum Anlass genommen zwei Dinge in der Mailbehandlung einzuführen. Zum einen wird es die Möglichkeit geben vom Server als Spam erkannte Mails entweder direkt löschen zu lassen oder sie in ein spezielles Postfach verschieben zu lassen. Die zweite Massnahme ist Greylisting. Besonders das Greylisting sorgte bereits bei einigen Kunden für Erstaunen. Mails kommen beim ersten Kommunikationsversuch etwas später an.

Was ist Greylisting?

Die Erweiterung macht sich den Umstand zu Nutze, dass Spammer Mails in Masse versenden, einmal, ohne Kontrolle ob die eMail auch ankam. Ein zweiter Zustellversuch wird aus Kostengründen einfach nicht unternommen. Korrekt konfigurierte Mailserver von eMail-Anbietern und Webhostern unternehemen aber diverse Zustellversuche, oft bis zu 14 Tage lang.

So funktioniert das

Wird ein SMTP-Server kontaktiert, damit dieser eine E-Mail in Empfang nimmt, so sind diesem Mailserver folgende drei Daten bekannt, bevor der Mail-Server die E-Mail annehmen muss:

  • IP-Adresse des absendenden Mailservers
  • E-Mail-Adresse des E-Mail-Senders
  • E-Mail-Adresse des E-Mail-Empfängers

Wurde eine E-Mail mit dieser Kombination von Adressen noch nie empfangen, dann wird der Zustellversuch durch den SMTP-Server abgeblockt mit einer Meldung, dass ein temporärer Fehler aufgetreten sei, der SMTP-Client die Zustellung also später noch einmal versuchen soll. Wird ein nächstes Mal versucht eine E-Mail mit der selben Kombination von Daten zuzustellen (was ein regulärer und RFC-konform konfigurierter SMTP-Server auf jeden Fall tun sollte), so wird diese E-Mail (nach einem konfigurierbaren Zeitintervall) akzeptiert. Ob und wann ein erneuter Zustellversuch unternommen wird, hängt einzig und allein vom Versender ab.

Quelle: Wikipedia

Woran erkennen Sie eine Verzögrung durch Greylist?

Die erwartete eMail kommt später an. Das ist ein Indiz. Öffnen Sie den Quelltext der eMail, den Mailheader. So lassen Sie den Header in Ihrem Mailer anzeigen.

Bei manchen Cloudprovidern, z.B. Office365 wird jede Mail verspätet zugestellt. Dort führt der ständige Wechsel der Absende-IP zu laufender Verzögerung. Die zusammengehörige Kommunikation wird einfach nicht erkannt.

Dann hilft nur das Deaktivieren von Greylist für Ihren Account. Wenden Sie sich dazu bitte an den Support.

relays.ordb.org abgeschaltet und bums…

Seit gestern abend hagelte es auf fast allen Servern Fehlermeldungen. Benutzer konnten keine Mails mehr absetzen, ausser Sie verwendeten direkt das Webmailsystem. Der Grund war schnell gefunden – die Behebung dauerte einen Moment. Aber was war passiert? Info und Diskussion hier.

Nachdem Die Betreiber der Liste ordb.org meldeten das Sie Ihren Service abschalten werden hätte man die Datei anpassen müssen. Da bisher aber kein Fehler bei einer Abfrage offensichtlich war geriet dies bei vielen Admins in Vergessenheit – bei mir auch :-/. Seit gestern bringt die Liste aber bei jeder IP eine Meldung das die angefragte IP gelistet sei. Das Ergebnis: kaum eine Mail wird transportiert.

In vielen Standardkonfigurationen filtern Mailserver gegen eine Liste offener Relays und Mails die von diesen kommen werden nicht angenommen: reject_rbl_client relays.ordb.org. Nach dem Anpassen dieser Regeln lief wieder alles.

Das Statement sagt es wohl recht deutlich

It seems this is the only way. returning positive results gives a chances to wake up the sleeping beauty…

Pflichtangaben in eMails

Seit über einem Jahr gelten Regelungen für Geschäftsbriefe bestimmte Pflichtangaben betreffend. Geregelt wird dies in § 37a HGB, § 35 GmbHG und § 80 AktG

* Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft
* das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft,
* die Registernummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist,
* alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat,
* der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Zu Geschäftsbriefen gehören auch eMails. Die einfachste Möglichkeit diese Pflichtangaben automatisch einzufügen ist die eMail-Signatur. Um Abmahnungen und Zwangsgelder zu vermeiden, sollten Sie umgehend überprüfen ob Ihre eMails diese Erfordernisse erfüllen.

Header: Einer eMail auf den Grund gehen

Die wichtigsten Infos einer eMail stecken im nichtsichtbaren Teil der Nachricht. Angaben zur Uhrzeit, dem Absender, dem Einwahlpunkt und weiteres zu verwendeter Software lassen sich hier herauslesen. Näheres zu der Bedeutung der einzelnen Kopfzeilen findet sich in der Wikipedia zum Thema eMail-Header.

Wie ist der Header in den verschiedenen eMail-Programmen anzuzeigen? Dazu habe ich hier eine schöne Liste gefunden. Wer mer über die einzelnen Zeilen erfahren möchte liest hier weiter

Mozilla

„Ansicht“, „Kopfzeile“, „Alle“

MS Outlook

„Ansicht“, „Optionen“

MS Outlook 97

„Datei“, „Eigenschaften“, „Internet“

MS Outlook 2000

Rechtsklick auf die entsprechende Mail, „Optionen“

(dort dann unter der Überschrift „Internetkopfzeilen“)

MS Outlook Express

„Eigenschaften“, „Details“

oder Tasten +

Hinweis

Zu Diagnosezwecken kopieren Sie bitte den Header in eine neue eMail. Das Weiterleiten der Nachricht zerstört den originalen Header!

Spamcheck auf die Schnelle

Früher habe ich mir mal des öfteren den Spass gemacht und bei deutschen Spammern Kleinigkeiten geordert und dann auf die Rechnung gewartet. Die kam dann mit dem Absender eines Postfachs, der Bitte diese zu korrigieren und eine ladungsfähige Anschrift zu geben wurde nicht nachgekommen. Was für ein Zufall, dann hätte ich ja klagen können 😉 Heute ist viel interessanter wer dahintersteckt. Einige Anhaltspunkte liefern diese Checks:

In welchem Umfeld wird gehostet?
http://www.myipneighbors.com/
Wer ist der Hoster?
http://whoishostingthis.com/
Steht die IP schon auf Blacklisten?
http://www.mxtoolbox.com/blacklists.aspx