GTD: Planen

Im 3. Teil der Artikelserie Getting Things Done haben Sie die Erfassung und Verarbeitung der Aufgaben in Form von Listen erlernt. Dazu noch einen Hinweis.

David Allen über Listen

Eine Liste ist nichts weiter als eine ständig erneuerte Sammlung von sortierbaren Erinnerungen. Diese Sammlung kann ein ordentliches Notizheft, ein Computerprogramm oder ein Karteikartensystem sein.

Überlegen Sie nun welches Werkzeug für Sie in Frage kommt.

Aufgaben definierenPlane deine nächsten Schritte

Wenn auf Ihrer Liste jetzt nur 30 Dinge stehen, dann fahren Sie direkt mit dem Schritt Aufgaben erledigen fort. Die meisten Menschen haben allerdings viel mehr zu erledigen. Dabei hilft eine vernünftige Sortierung, diese erkläre ich hier.

Beginnen Sie nun die Planung Ihrer Aufgaben. Die Herausforderung bei der Planung Ihrer Aufgaben ist immer: Was mache ich zuerst? Hierzu gibt es verschiedenen Ideen. Entscheidend ist nur: nutzen Sie irgendeine Methode, Sie werden Sie im Laufe der Zeit an Ihre Bedürfnisse anpassen, oder eine ganz eigene finden.

Grundsätzlich können Sie auf zwei Arten sortieren: Nach Kontext oder nach Priorität. Es ist eine gute Idee eine Mischung dieser Formen zu verwenden. Zuerst sortieren Sie alles nach Kontext, dann nehmen sie sich diese vor und sortieren das nach der Priotität.

Nach Kontext sortieren

Um zu einer vernünftigen Sortierung zu kommen stellen Sie sich einfach folgende Frage: „Wo muss ich sein um die Aufgabe erfüllen zu können?“ Kontexte können bestimmte Orte sein, z.B. Ihr Büro, zu Hause, Supermarkt. Es können aber auch bestimmte Situationen sein. Beim eMail schreiben, am Telefon sein oder im Meeting. Für jeden Kontext lässt sich dann eine Liste erstellen oder anzeigen. Besonders einfach geht das dann natürlich mit einem GTDProgramm

Wenn Sie solche eine kontextbasierte Liste haben, können sie direkt zusammenhängend arbeiten. Zum Beispiel alle eMails abarbeiten, alle Dinge im Team klären oder unterwegs einfach alle nötigen Telefonate führen.

Nach Priorität sortieren

Hier wird es etwas kniffliger. Natürlich gibt es Prioritäten. Manche Aufgaben können immer wieder verschoben werden, ohne das zu grossen Konsequenzen für sie führt (Testament schreiben). Andere hingeben dulden keinen Aufschub, sonst fällt alles zusammen. Steuern bezahlen zum Beispiel.

Was empfiehlt David Allen?

Allen gibt wenig Hinweise, wie Aufgaben zu priorisieren sind. Er empfiehlt kurz und klnapp, sich diese Frage zu stellen. Angesichts der mir zur Verfügung stehenden Zeit, Energie und Werkzeug:

Was wird mir die höchste Befriedigung geben, was würde mich am weitesten voranbringen?

Anstatt immer nur die brennendsten Aufgaben zu erledigen sollten Sie sich mehr auf die langfristigen Ziele Ihres Lebens konzentrieren.

Die Ideen der Anderen

Es gibt natürlich einige weitere Ideen die sich speziell mit der Planung der Aufgaben beschäftigen.

Das Eisenhower-Prinzip
Am ehesten mit der von David Allen vorgeschlagenen Planung vergleichbar ist der Ansatz der Eisenhower-Matrix, mit der Sie Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren lassen.

Schluck die Kröte
Alternativ können Sie Ihre Aufgabenliste auch mit der Methode Schluck die Kröte (Eat the Frog) priorisieren. Die Idee ist, dass man die schlimmsten Aufgaben zuerst aus dem Weg räumt, um mit hoher produktiver Energie den schöneren Rest erledigen kann.

Final Version
Oder Sie könnten versuchen, Mark Forsters Methode Final Version probieren, womit Sie Aufgaben danach priorisieren, wieviel Energie Sie dafür aufbringen können.