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eMail professionell

Schnell ist sie, kostengünstig, archivierbar, durchsuchbar und spart Zeit – eMail. Noch immer bieten eMail viele Möglichkeiten. Damit Sie diese Möglichkeiten nutzen können sollten Sie einige Stolpersteine kennen. Denn wie so oft steckt der Teufel im Detail.

  • Postfach anlegen und sicher einrichten
  • das richtige Mailprogramm verwenden
  • rechtlich sichere eMail-Signatur einrichten
  • Spam sinnvoll filtern
  • Nachrichten sortieren und ordnen, auch automatisch
  • typische Fehler vermeiden

Effektive eMails schreiben ist einfach

Nerven Sie Ihren Kommunikationspartner mit den 7 goldenen Regeln für schlechte eMails, oder befolgen Sie die Regeln die für Kommunikation per eMail gelten.

Dazu gehören

  • aussagekräftige Betreffzeilen
  • Zeilen maximal 72 Zeichen lang
  • versenden Sie keine Dateianhänge ungefragt, geben Sie bei grösseren Anhängen Bescheid
  • zitieren Sie sinnvoll wenn Sie antworten
  • verwenden Sie eine kurze Signatur, trennen Sie Text und Signatur

Das richtige Werkzeug

Ein komfortables und leistungsfähiges Email-Programm ist für die effiziente Nachrichtenbearbeitung ein Muss, insbesondere für Vielschreiber.

Mehrere Email-Konten mit separaten Postein- und -ausgängen, flexible Filter (z.B. um lästige Emails bereits auf dem Server zu löschen), ein geschicktes Ordner-Management, Volltextsuche, Nachrichtenvorlagen, Sicherheitsfunktionen zur Virenabwehr (Blockade von automatischen Starts von Dateianlagen) sowie PGP-Verschlüsselung und digitale Signaturen erleichtern die tägliche Arbeit.

Mozilla Thunderbird

Hervorgegangen aus dem Mozilla Browser ist ein eMail-Client entstanden, der über einige Funktionen verfügt. Es können mehrere Konten verwaltet, und Filter eingerichtet werden. Thunderbird in vielen Sprachen und auf verschiedenen Plattformen erhältlich.

http://www.thunderbird-mail.de/

Apple Mail

Unterstützt die E-Mail-Protokolle POP3 und IMAP, erlaubt mehrere Mailkonten und zeichnet sich vor allem durch die nahtlose Integration ins Betriebssystem aus. Das Programm wird mit allen Apple-Computern und -Mobilgeräten (Mac, iPod touch, iPhone und iPad) mitgeliefert.

https://support.apple.com/de-de/mail

Afterlogic

Webmail-Frontend für IMAP-Postfächer. Es verwendet eine leistungsstarke AJAX-Schnittstelle für einen schnelleren Zugriff auf Ihre E-Mails. Simple Oberfläche basierend auf der neuesten HTML5- und CSS3-Technologie.

https://afterlogic.com/webmail-client

Signatur – Das Impressum der eMail

Die Signatur

Als Geschäftsbrief muss die eMail eine Signatur enthalten. Aber auch Informationen für weitere Kontaktinformationen sind sicher nicht verkehrt. Diese Informationen helfen Ihrem Mailpartner direkt weiter:

  • Name des Ansprechpartners mit Durchwahl
  • Link zur Internetseite
  • die Öffnungszeiten
  • ein Link zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Die beste Werbung ist die die keiner richtig wahrnimmt. Was spricht dagegen in jeder eMail einen kleinen Satz zu schreiben der Ihre Leistungen/Produkte beschreibt? Das ganze soll natürlich im Rahmen bleiben.

Beispiel für eine Signatur

-- 
………………………………………………………………………….
die netztaucher GmbH
.Internet .Grafik .Marketing
………………………………………………………………………….

Kontakt zur Agentur:
Büro:Am Gutshof 36, 16278 Angermünde
Web: http://netztaucher.com
fon:	+49 (033 31) 25 25 20
fax: 	+49 (033 31) 29 800 65
mobil:  +49 (0151)   1578 9017

die netztaucher GmbH
Register: AG Neuruppin • HRB 10596
Geschäftsführer: Marco Neuber
UStID: DE291904918
Datenschutz: https://netztaucher.com/datenschutz

Schutz vor Spam

Kompletten Schutz vor Spam gibt es nicht. Sie können jedoch die Belästigung auf fast null bringen. Kunden bei fairHOST24 profitieren von einem 2-stufigen Spamfilter. Erst muss eine eMail Greylist passieren, dann wird per SpamAssassin die Mail durch ein Regelwerk überprüft.

Hier wird bereits der grösste Teil an Spam erkennt. Erkannte Nachrichten werden im Betreff der Nachricht durch den Zusatz *****SPAM***** markiert. Im Plesk lassen sich alle Einstellungen zum Spamfilter anpassen.

magicMX

Mit dem Cisco Ironport bieten wir eine weitergehendere Lösung. Damit entlasten und verbessern Sie Ihre MX-Infrastruktur. Mails werden hier von einer externen Instanz gefiltert, noch bevor Sie Ihre Systeme erreichen.

Vorbeugung ist die beste Spamabwehr, sicher

Als Firma besitzen Sie eine Domain in der Form www.firma.de Dazu gehören in der Regel eMail-Adressen und eMail-Weiterleitungen.In unseren Angeboten sind unbegrenzt viele eMail-Adressen enthalten. Was spricht also dagegen das Sie für jeden Dienst und jeden Shop eine andere Adresse angeben. Wie z.B. facebook@meinefirma.de.

Das hat den Effekt das Sie ein wirksames Kriterium für die Filterung der Post haben und auch nachverfolgen können ob ein Händler Ihre Adressen ungewollt weitergibt oder gehackt wurde. Konsequent angewendet und hilft das gegen Spam und ist ein Sicherheitsgewinn.

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eMails automatisch sortieren

Sie können Ihre eMails nach verschiedenen Kriterien automatisch in dafür erstellte Order verschieben lassen, an verschiedene Empfänger weiterleiten, markieren oder löschen lassen. Filteregeln funktionieren nach dem Wenn, dann-Prinzip. Wenn eine oder mehrere Bedingungen erfüllt sind, dann tue dieses oder jenes. Mit diesen Filtern können Sie dann ganz nebenbei den Spam ausfiltern.

Wenn Sie zum Beispiel eine eMail mit dem Begriff Sex automatisch löschen wollen dann legen Sie einfach einen Filter an der aussagt wenn Betreff Sex dann verschieben nach Papierkorb. Oder wenn der Betreff Beschwerde enthält als wichtig markieren und Kopie an Geschäftsführer senden. Sie können natürlich auch mehrere Bedingungen verknüpfen.

Die einzelnen Einstellungen mögen von Programm zu Programm ein wenig unterschiedlich sein. Der Weg ist jedoch immer der gleiche. Wenn Sie erst einmal die automatische Sortierung von eMails probiert haben werden Sie sich bald fragen wie sie bisher ohne ausgekommen sind.

» Filter in Thunderbird erstellen
» Filter in Apple Mail erstellen

7 goldene Regeln für schlechte eMails

Aus den meist gemachten Fehlern haben wir eine Liste mit den 7 Goldenen Regeln für schlechte eMails erstellt. Wenn Sie im geschäftlichen eMailing Feinde brauchen, halten Sie sich daran.

1. Verfassen Sie E-Mails als Word-Dokument!

Mit Word kann man die gestalterischen Mittel der Textverarbeitung voll ausnutzen. Sie beweisen so, daß Sie ein Profi in Sachen Layout und Design sind und sich mit den Möglichkeiten, die die Kombination von Internet und tollen Programmen bietet, total gut auskennen. Machen Sie sich keine Sorgen darum, ob die Word-Datei von allen gelesen werden kann. Word ist Bestandteil von Microsoft Office – und das hat ja wohl wirklich jeder. Ob nun Mac, Linux oder Unix.

2. Versenden Sie eine E-Mail mindestens fünfmal!

Versenden Sie ein und dieselbe E-Mail mindestens fünfmal. Nur so können Sie sicher sein, daß wenigstens eine davon fehlerlos ankommt und in der Mailbox der Empfängers zwischen vielen anderen Mails nicht übersehen wird – auch wenn der Empfänger ein Exemplar Ihrer E-Mail zufällig löschen sollte, kann er sie noch einmal lesen ohne das Sie die E-Mail noch einmal senden müssen. Der Empfänger freut sich sicher auch wenn er in sein Postfach schaut, denn wer freut sich nicht über viel Post ?

3. Hängen Sie eine lange Signatur an!

Hängen Sie an Ihre E-Mails eine möglichst lange Signatur. Eine richtige Signatur enthält neben Ihrer eMail-, Homepage-, ICQ- und Snailmail-Adresse mindestens noch Ihren Lebenslauf und ein tolles „ASCII-Art“-Foto von Ihnen und Ihrer Familie. Damit die Signatur überhaupt auffällt und nicht untergeht, ist es wichtig, daß sie mindestens zehnmal größer als der Text Ihrer eMail ist. Besser: Hängen Sie Ihre eingescannte Unterschrift an die eMail. Auch einige coole Sprüche sollten abschließend nicht fehlen, dann hat der Empfänger nach dem zweistündigen Download Ihrer Mail-Signatur wenigstens was zu lachen.

— +———————————————–+————–+ | | | | M O N I K A M U S T E R M A N N | A tab is 3 | | | spaces wide! | | E-Mail: moni@x-offline.de | | | Homepage: http://home.x-offline.de/home/moni/ +——+ | ICQ: 12345678 | | | | Nach einem | | PGP-Key available on my Homepage! | Boot wird | | | alles gut! | | Monika Mustermann | | | Musterstrasse 42 +——————–+ | 12345 Musterstadt, Deutschland | | | | Contact me | +————————————————–+ at skall: | | | | | Windows 95 – echtes Multitasking: | 17014711 | | Gleichzeitig booten und abstuerzen. | @skall.de | | | | +———————————————–+————–+ | | | | | * * * * * Meine Sig ist 18 Meter lang! * * * * ******| | | | | +————————————————————–+

4. Versenden Sie Rundmails immer per CC!

Jeder freut sich über Post. Besonders wenn seine eMail-Adresse an vieler andere Menschen, die er überhaupt nicht kennt versendet wird.
und Hinweise auf private und geschäftliche Kontakte müssen unbedingt bretgetreten werden! Persönliche (Rund-)Schreiben, bei denen jeder Leser im BCC-Feld eingetragen wird, seine Persönlichkeitsrechte geachtet werden sind völlig überbewertet.

5. Zitieren Sie den ganzen Text!

Wenn Sie etwas aus einer E-Mail zitieren möchten, dann zitieren Sie am besten gleich den gesamten Text. Der Empfänger der Mail wird Ihnen für diese umfassenden Informationen in Megabyte-Größe bestimmt dankbar sein, da der er sich wahrscheinlich nicht mehr an jedes Wort seines Beitrags erinnern kann. Wenn Sie ein Zitat von etwa 300 Zeilen ausführlich und klar verständlich kommentieren wollen, haben sich die folgenden eindeutigen, klassischen Aussagen bewährt: „Ja, richtig.“ oder „Nein.“ > Zitieren Sie den ganzen Text! > > Wenn Sie etwas aus einer E-Mail zitieren möchten, > dann zitieren Sie am besten gleich den gesamten Test > Der Empfänger der Mail wird Ihnen für diese > umfassenden Informationen in Megabyte-Größe bestimmt > dankbar sein, da der er sich wahrscheinlich nicht > mehr an jedes Wort seines Beitrags erinnern kann. > Wenn Sie ein Zitat von etwa 300 Zeilen ausführlich > und klar verständlich kommentieren wollen, haben > sich die folgenden vielsagenden Kommentare bewährt: > „Ja, richtig.“ oder „Nein.“ Genau!

6. Verwenden (!) Sie viele (!!) Ausrufezeichen!!!

Verwenden (!) Sie viele (!!) Ausrufezeichen (!!!), um die besondere (!) Wichtigkeit (!!) einzelner Wörter und Aussagen in Ihrer E-Mail zu kennzeichnen!!!!! Der Inhalt der E-Mail wird damit viel bedeutender (!!) und auch spannender!!! Der Empfänger wird die E-Mail deshalb auch viel konzentrierter (!) und gespannter (!!) lesen!!!!!!!!!!

7. Verwenden Sie viele Abkürzungen!

Durch viele A. wird die Größe der E-Mails deutl. reduziert. Dann spart man noch h und dadurch wiederum $ bzw. EUR. Auch wenn ein E-Mail-Empfänger d. 1 o. andere A. nicht versteht, ist aber die grobe Aussage doch immernoch erkenntl. Nehmen Sie z.B. diesen Regel-Text als Bsp.

4 Kommentare
  1. Michael Schlick
    Michael Schlick sagte:

    Sehr geehrter Herr Neuber!
    Danke für diee ausführliche Beschreibung! Leider finde ich in meinem Postfach unter „Einstellungen“ den Punkt „Spamfilter“ nicht. Dort gibt es nur die Punkte: Adressbuch, Ordner sowie den Autoresponder.

    mfg
    M. Schlick (web176)

    Antworten
  2. Chris Muehle
    Chris Muehle sagte:

    Hallo Herr Neuber,

    vielen Dank für diese Anleitung. Ihr Kundenservice ist wie immer einfach, schnell und punktgenau.

    Mit dem Spamfilter und Greyhostlisting konnte ich endlich den SPAM Wahnsinn bequem und einfach in den Griff bekommen.

    Weiter so und beste Grüße
    Chris Muehle (Reseller)

    Antworten
  3. IT-Trainer/Dozent Küttner
    IT-Trainer/Dozent Küttner sagte:

    Es geschehen noch Zeiten und Wunder, dachte ich beim lesen Ihrer Mail. Auf meiner „dienstlichen“ Seite, http://kuettner.it, wird auf HOMER gehostet,
    bekomme ich auch extrem wenig SPAM, eigentlich keinen, hängt aber sicher auch mit der Neuheit der Adresse zusammen.

    Die kleine Videoanleitung finde ich eine tolle Lösung, ich bin eh ein Freund von Videoanleitungen. Vielleicht finden Sie ja auch eine Lösung für http://kuettner-web.de auf KRUSTY.

    Ansonsten ein großes Lob an die Netztaucher – kompetent, innovativ und immer ein bischen anders als die Anderen – deshalb bin ich ja auch in der Uckermark gelandet.

    Di 08. Juli 2008 – 9:32
    Anmerkung vom Admin: Kommentar auf Wunsch des Verfassers aus eMail übernommen,
    Spamfilter auf krusty wurde korrigiert…

    Antworten

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