Best Practice: SEPA mit CAO und Starmoney

Checkliste: 5 Schritte zur SEPA-Umstellung mit CAO-Faktura und Starmoney

Bestandserfassung

Als Endanwender dürfte sich mit dem Wechsel zu SEPA sicher nicht viel ändern. einfach IBAN und BIC bei Überweisungen verwenden, fertig. Sobald Sie jedoch mit Lastschriften umgehen, Endkunden und Firmenkunden bedienen ist eine abgestimmtere Planung nötig. Legen Sie sich folgende Informationen bereit:

• Liste der Kunden mit Ihren Bankverbindungen
• Welche Software ist im Einsatz, gibt es bereits SEPA-Schnittstellen?
• Auflistung der Zahlungsfristen (SEPA kann minimal nach 2 Werktagen, maximal nach 14 Tagen wertstellen)
• Standdardformulare für SEPA lesen um rechtliche Stolperstellen zu klären
• heute anfangen!

Eigene SEPA-Bankverbindungen recherchieren

Die eigene Bankverbindung steht auf Ihrem Kontoauszug, Sie lässt sich aber sehr einfach aus Ihrer Kontonummer und der Bankleitzahl zusammenstellen.

Lediglich die zweistellige Prüfziffer muss berechnet werden.

Eigene SEPA-ID beantragen

Um eine Abbuchung von einem Konto vornehemen zu können (Basislastschrift für Verbraucher, Firmenlastschraft für alle anderen) benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Die Gläubiger-ID wird von der Deutschen Bundesbank auf Antrag vergeben.

Zur Antragstellung brauchen Sie Ihre Steuernummer und Angaben über Registereintragungen. Die Gläubiger-Identifikationsnummer erhalten Sie sehr zeitnah per eMail, als PDF-Anhang. Listigerweise mit dem collen deutschen Amtsschimmelnamen Creditor Identifier.pdf.

Kundendaten konvertieren und testen

Sofoern Ihre Software die direkte Konvertierung von DTA nach SEPA nicht anbietet ist dieser Weg der sicherste und auch auch der schnellste: Export » Konvertierung » Import. Für die Konvertierung richtig langer Listen von Bankverbindungen eigenet sich ein Excelmakro. Hier funktioniert Exiban am besten. Nach der Konvertierung wird die Liste dann als CSV in die Datenbank von CAO importiert.

Meine Umstellung der Warenwirtschaft CAO Faktura und Banking per Starmoney Business 6 war im September 2012 war an SEPA in CAO noch nicht zu denken. Daher gehe ich auf die Programmierung eines eigenen XML-Konvertes aus CSV-Exporten von CAO nicht genauer ein. Er funktionierte jedenfalls 😉 Details zum Start mit der neuen SEPA-Funktion in CAO gibt der Entwickler im Wiki

Briefkopf, Formulare und Website ändern

Auch aus Erziehungsgründen sollten Sie auf Ihren Unterlagen keine Bankverbindung mehr veröffentlichen. Geben Sie lediglich die IBAN und BIC an. Mir ist bewusst, dass diese Zahlenreihen ein hohes Vertipperpotential haben. Es führt aber kein Weg daran vorbei. Daher gleich ein Ende mit Schrecken.

Gleichzeitig bietet sich die Möglichkeit den Kunden auf die Zahlung per Lastschrift hinzuweisen und umzustellen. Die neue Basislastschrift ist simpel. Der Kunde füllt ein Standardformular aus. Sie buchen vom Konto ab. Der Kunde kann (anders als beim alten Einzugsverfahren) maximal 8 Wochen wiedersprechen. Sie haben die Zahlung sicher, der Kunden kein Arbeit beim Tippen und anweisen.

Kunden anschreiben und informieren

Über den Einsatz von SEPA müssen Sie Ihre Kunden nur infomieren. Allerdings muss eine Mandatsreferenz mitgeteilt werden. Hier bietet sich die Kundennummer an. Auch Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer müssen Sie mitteilen.

Für personalisiertes Mailing setze ich Supermailer ein. In der eMail an den Kunden nenne ich zusätzlich die vorhandene Bankverbindung, die neue SEPA-Bankverbindung und bitte um Kontrolle. Das ist für die Übernahame ausreichend. Auch hier sollten Sie nochmals auf die Lastschrift hinweisen, das macht vieles einfacher. Die Statistik von Supermailer lässt eine Kontrolle über den Empfang und das Öffnen zu, so lässt sich nochmals nachhaken.