eMail rechtlich einwandfrei verwenden

Erfüllen Ihre eMails alle Vorgaben – sind Sie rechtlich einwandfrei? Seit 2007 gelten die Regelungen für Geschäftsbriefe in Bezug auf Pflichtangabe. Dennoch erhalte ich täglich viele eMails, die sich nicht an diese Bestimmungen halten. Sollte sich ein Kunde, Mitbewerber oder eine Behörde gestört fühlen ist ein schmerzhafte Abmahnung nicht weit. Riskieren Sie das nicht, vor allem nicht wegen solch einer Kleinigkeit!

Wo steht das denn?

Geregelt werden die Pflichtangaben für die GmbH und die Aktiengesellschaft in § 37a HGB, § 35 GmbHG und § 80 AktG. Freiberufler, Einzelunternehmern und die Vertreter einer GbR unterliegen den sich Vorschriften über Pflichtangaben in Geschäftsbriefen der „Verordnung über Informationspflichten für Dienstleistungserbringer“ (DL-InfoV).

• Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft
• das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
• die Registernummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist
• alle Geschäftsführer
• sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat
• der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
• einen Link zu Ihrem Datenschutzbestimmungen (DSGVO)

eMails sind wirklich Geschäftsbriefe?

Zu Geschäftsbriefen gehören auch eMails. Die einfachste Möglichkeit diese Pflichtangaben automatisch einzufügen ist die eMail-Signatur. Um Abmahnungen und Zwangsgelder zu vermeiden, sollten Sie umgehend überprüfen ob Ihre eMails diese Erfordernisse erfüllen. Ach ja, die Frist zur Aufbewahrung von Mails liegt damit auch bei 10 Jahren.