Professionell und juristisch korrekt

eMail rechtlich einwandfrei verwenden

Erfüllen Ihre eMails alle Vorgaben – sind Sie rechtlich einwandfrei? Seit 2007 gelten die Regelungen für Geschäftsbriefe in Bezug auf Pflichtangabe. Dennoch erhalte ich täglich viele eMails, die sich nicht an diese Bestimmungen halten. Sollte sich ein Kunde, Mitbewerber oder eine Behörde gestört fühlen ist ein schmerzhafte Abmahnung nicht weit. Riskieren Sie das nicht, vor allem nicht wegen solch einer Kleinigkeit!

Wo steht das denn?

Geregelt werden die Pflichtangaben für die GmbH und die Aktiengesellschaft in § 37a HGB, § 35 GmbHG und § 80 AktG. Freiberufler, Einzelunternehmern und die Vertreter einer GbR unterliegen den sich Vorschriften über Pflichtangaben in Geschäftsbriefen der „Verordnung über Informationspflichten für Dienstleistungserbringer“ (DL-InfoV).

  • Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
  • die Registernummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist
  • alle Geschäftsführer
  • sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat
  • der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • einen Link zu Ihrem Datenschutzbestimmungen (DSGVO)

eMails sind wirklich Geschäftsbriefe?

Zu Geschäftsbriefen gehören auch eMails. Die einfachste Möglichkeit diese Pflichtangaben automatisch einzufügen ist die eMail-Signatur. Um Abmahnungen und Zwangsgelder zu vermeiden, sollten Sie umgehend überprüfen ob Ihre eMails diese Erfordernisse erfüllen. Ach ja, die Frist zur Aufbewahrung von Mails liegt damit auch bei 10 Jahren.

Diese Informationen helfen Ihrem Mailpartner direkt weiter

  • der Name des Ansprechpartners mit seiner Telefondurchwahl
  • der Link zur Internetseite
  • die Öffnungszeiten
  • ein Link zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Sie brauchen Hilfe bei der Mailorganisation?

Effektiver und sicherer Mailverkehr ist keine Zauberei, sondern erfordert eine einmalige Umstellung in Software und Art der Verwendung. Wir helfen gern!

Ein Beispiel: meine eMailsignatur

Signatur in Apple Mail

Signatur in Apple Mail

Praktisch jedes eMailprogramm bietet die Möglichkeit diese Pflichtinformationen zu hinterlegen und automatisch anzuhängen. Auch die Möglichkeiten direkt Ihre elektronische Visitenkarte anzuhängen finden Sie dort.

Natürlich kann eine eMail-Signatur auch nützlich sein. Packen Sie gleich alle Informationen mit in die Mail, das ersprt Nachfragen und Sie können z.B: auf Ihren Newsletter aufmerksam machen oder die aktuelle Aktion bewerben.

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