Pinterest nutze ich gern um Ideen festzuhalten und mir Inspirationen zu einem Thema zukommen zu lassen. Heute morgen lese ich Ideen für eine Morgenroutine. Von den 30 angesprochenen Dingen habe ich bereits einige erfolgreich integriert.
Wie sieht es bei euch aus?
Laut Telefonstatistik meiner Fritzbox habe ich 2016 mehr als 340 Stunden am Festnetzanschluss telefoniert. Wenn ich Anrufe nicht annehmen kann, meldet sich ein Bürodienst oder der Anrufbeantworter.
Für Statusmeldungen oder anruferabhängigen Anrufen verwendet ich sehr gern die Funktion der Fritzbox Audiodateien abzuspielen. Dazu schreibe ich die Nachricht als Text und lasse im Terminal Die Sprtachausgabe des Mac die Ansage sprechen.
Mit Eingabe der Zeile cat ansage.txt | say -v anna -o vorgelesen.aiff
erhalte ich eine Datei, welche ich dann als MP3 konvertiere. Das geht online mit media.io
Ich fasse keine Vorsätze für das neue Jahr, eigentlich. Viel lieber sehe ich mir das erreichte 100 Tage nach Neujahr an. Vor ein paar Tagen bin ich aber über die Vorsätze von Annika Lamer auf die Blogparade „Besser bloggen – Deine Vorsätze und Tipps für 2015“ gestossen. Das werde ich einfach einmal ausprobieren.
Marco Neuber
Marco, quasi selbständig. Ich betreibe wohl eine Art Corporateblog. Wenn ich mir die Vorstellung meiner Arbeitsweise so durchlese, wohl mit ein paar Anleihen bei Zwangsstörungen 😉
Die Themen im Blog: Alles was mit dem Internet zu tun hat. Besonderer Aspekt der Umgang mit der Technik dafür. Also WordPress, OnlineShops, Webhosting.
Nichts nervt mehr als eine langsame Internetseite. Leider ist man bei eigenen Projekten oft wesentlich kompromissbereiter, als beim Besuch einer fremden Internetseite. Ich habe dazu die letzte Woche des Jahres genutzt und konnte die Renderzeit im Browser von knapp 4s auf 800ms drücken. Eine Performancesteigerung von 500% Deshalb mein 1. Tip:
Links zum Thema Performance
Messwerkzeug – Wie schnell ist die Seite?
WordPress überprüfen – Klemmt irgendwas?
WordPress Beine machen
Bereits 2005 habe ich für einige Themen wie Einrichtung von eMail-Accounts oder Support für Hostingkunden Artikel geschrieben und diese in kleine Sammlungen gepackt. So konnte ich, thematisch passend Textbausteine anlegen und hatte immer kompetente und ausführliche Antworten zur Hand. Leider ist solch eine Serie aus dem Stand zu schreiben wirklich aufwändig. Allerdings scheuen sich auch andere davor und so ergibt sich hier die Chance Leser glücklich zu machen. Deshalb mein 2. Tip:
Links zum Thema Artikelserien
Plugins für Artikelserien
2007 begann ich mein mein Tun stärker zu strukturieren und mit GettingThingsDone eine Selbstmanagementmethode zu erlernen. Das war wohl eine der wirklich guten Entschlüsse – Ich schaffe nun einfach mehr. So bleibt mehr Zeit für Familie, Freunde und Bonsai. Obwohl ich das System manchmal recht inkonsequent einsetze konnte ich mittlerweile schon andere Menschen davon begeistern. Deshalb mein 3. Tip:
Input zum Thema Getting Things Done
Getting Things Done (GTD)
Im 3. Teil der Artikelserie Getting Things Done haben Sie die Erfassung und Verarbeitung der Aufgaben in Form von Listen erlernt. Dazu noch einen Hinweis.
David Allen über Listen
Eine Liste ist nichts weiter als eine ständig erneuerte Sammlung von sortierbaren Erinnerungen. Diese Sammlung kann ein ordentliches Notizheft, ein Computerprogramm oder ein Karteikartensystem sein.
Überlegen Sie nun welches Werkzeug für Sie in Frage kommt.
Wenn auf Ihrer Liste jetzt nur 30 Dinge stehen, dann fahren Sie direkt mit dem Schritt Aufgaben erledigen fort. Die meisten Menschen haben allerdings viel mehr zu erledigen. Dabei hilft eine vernünftige Sortierung, diese erkläre ich hier.
Beginnen Sie nun die Planung Ihrer Aufgaben. Die Herausforderung bei der Planung Ihrer Aufgaben ist immer: Was mache ich zuerst? Hierzu gibt es verschiedenen Ideen. Entscheidend ist nur: nutzen Sie irgendeine Methode, Sie werden Sie im Laufe der Zeit an Ihre Bedürfnisse anpassen, oder eine ganz eigene finden.
Grundsätzlich können Sie auf zwei Arten sortieren: Nach Kontext oder nach Priorität. Es ist eine gute Idee eine Mischung dieser Formen zu verwenden. Zuerst sortieren Sie alles nach Kontext, dann nehmen sie sich diese vor und sortieren das nach der Priotität.
Um zu einer vernünftigen Sortierung zu kommen stellen Sie sich einfach folgende Frage: „Wo muss ich sein um die Aufgabe erfüllen zu können?“ Kontexte können bestimmte Orte sein, z.B. Ihr Büro, zu Hause, Supermarkt. Es können aber auch bestimmte Situationen sein. Beim eMail schreiben, am Telefon sein oder im Meeting. Für jeden Kontext lässt sich dann eine Liste erstellen oder anzeigen. Besonders einfach geht das dann natürlich mit einem GTDProgramm
Wenn Sie solche eine kontextbasierte Liste haben, können sie direkt zusammenhängend arbeiten. Zum Beispiel alle eMails abarbeiten, alle Dinge im Team klären oder unterwegs einfach alle nötigen Telefonate führen.
Hier wird es etwas kniffliger. Natürlich gibt es Prioritäten. Manche Aufgaben können immer wieder verschoben werden, ohne das zu grossen Konsequenzen für sie führt (Testament schreiben). Andere hingeben dulden keinen Aufschub, sonst fällt alles zusammen. Steuern bezahlen zum Beispiel.
Was empfiehlt David Allen?
Allen gibt wenig Hinweise, wie Aufgaben zu priorisieren sind. Er empfiehlt kurz und klnapp, sich diese Frage zu stellen. Angesichts der mir zur Verfügung stehenden Zeit, Energie und Werkzeug:
Was wird mir die höchste Befriedigung geben, was würde mich am weitesten voranbringen?
Anstatt immer nur die brennendsten Aufgaben zu erledigen sollten Sie sich mehr auf die langfristigen Ziele Ihres Lebens konzentrieren.
Es gibt natürlich einige weitere Ideen die sich speziell mit der Planung der Aufgaben beschäftigen.
Das Eisenhower-Prinzip
Am ehesten mit der von David Allen vorgeschlagenen Planung vergleichbar ist der Ansatz der Eisenhower-Matrix, mit der Sie Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren lassen.
Schluck die Kröte
Alternativ können Sie Ihre Aufgabenliste auch mit der Methode Schluck die Kröte (Eat the Frog) priorisieren. Die Idee ist, dass man die schlimmsten Aufgaben zuerst aus dem Weg räumt, um mit hoher produktiver Energie den schöneren Rest erledigen kann.
Final Version
Oder Sie könnten versuchen, Mark Forsters Methode Final Version probieren, womit Sie Aufgaben danach priorisieren, wieviel Energie Sie dafür aufbringen können.
Die letzte Ebene des GTD-Systems ist die regelmässige Durchsicht Ihrer Listen. Hier kontrollieren Sie den Erfolg Ihrer Arbeit. Überprüfen den Fortschritt Ihrer Projekte und führen die offenen Enden zusammen.
Essentiell für den Erfolg von GTD: Regelmässiges Durchsehen Ihrer Listen.
Durchgehen nach Kontext
Immer wenn Sie den Kontext wechseln (nur noch am Telefon, jetzt ohne Internet, auf Reisen) wechseln Sie auch im GTD-System auf die entsprechende Liste. Wenn Sie z.B. zusammenhängend alle Telefonate abarbeiten sind Sie viel schneller fertig als beim kontextlosen Arbeiten
Durchgehen nach Kalender
Das tägliche Durchsehen Ihres Kalenders. Jeden Morgen sehen Sie sich die Liste der anstehenden Termine an. Legen Sie fest, welche Aufgaben Sie für den jeweiligen Termin erledigen müssen. Ist etwas vorzubereiten? Planen Sie es rechtzeitig.
Durchgehen mit Leeren der Inboxen
Gehen Sie an einem Tag der Woche alle Listen durch, leeren Sie dabei alle Eingangskörbe (Inbox). David Allen sagt, dass das wöchentliche Durchgehen „ein kritischer Prozess ist. Er ist masgeblich verantwortlich für den Erfolg“. Idealerweise tun Sie dies so oft wie möglich. Eine wöchentliche Durchsicht sichert aber zumindest die regelmässige Leerung.
Erfolg fühlt sich gut an!
Immer kritisch bleiben
Sie müssen regelmässig das System durchsehen um die Aufgaben festzulegen und zu planen. Dazu gehört immer der kritische Blick. Wo gibt es Optimierungsbedarf, was funktioniert überhaupt nicht für Sie?
Mit der Zeit bekommen Sie ein gutes Gefühl für das aktualisieren, sortieren und löschen Ihrer Listen. Denken Sie auch an die Projekte. Löschen Sie Projekte bei denen alle Aufgaben erledigt wurden.
Alle Aufgaben sind erfasst. Die Liste der anstehenden Aufgaben ist fertig. Es gibt eine Liste der Aufgaben die Sie genau jetzt abbarbeiten wollen. Sie haben nach Kontext und Priorität sortiert. Sie sind entspannt, weil Sie alles aus dem Kopf haben – Was nun?
Mit klarem Kopf arbeiten
Wenn irgendetwas Ablenkendes auf Sie zukommt, notieren Sie es direkt in der Inbox. Beim nächsten durchgehen der Eingänge werden Sie es genauso planen. Bitte lesen Sie auch die weiteren Beiträge im Blog zu GTD
Die erste Ebene in GTD ist der Ort zum Sammeln aller offener Enden. Das meiste wird aus Ihrem Kopf stammen. schreiben Sie es auf! Vieles wird von aussen auf Sie einstürmen. Schreiben Sie es auf! Oder besser – lassen Sie es sich direkt in Ihren Eingangskorb legen. Zum Beispiel als eMail.
Für das Sammeln (Inbox) gibt es eine Reihe an möglichen Werkzeugen. Es kommt auf Ihre Arbeitsweise und Ihre persönlichen Vorlieben an. Wichtig allein ist: Vertrauen Sie Ihrem System.
Ich bevorzuge eMail, Anrufbeantworter und einen Eingangsordner in dem ich alle Papiere die per Post kommen als PDF landen. Die eigentlich Verwaltung der Aufgaben erledige ich mit Things
Wann mache ich den nächsten Schritt?
David Allen schreibt:
Wann wissen Sie ob Sie genug in Ihrer Inbox gesammelt haben? Nun, erst wenn alles aus dem Kopf in der Inbox steht. Wenn einem Teil von Ihnen auch nur vage bewusst ist, dass Sie nicht alles aufgeschrieben haben, dann ist das Sammeln noch nicht abgeschlossen.
Sie haben alle offenen Enden notiert? Dann geht es jetzt weiter zum Leeren der Inbox.
