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7 Goldene Regeln für schlechte eMails
Aus den meist gemachten Fehlern haben wir eine Liste mit den 7 Goldenen Regeln für schlechte eMails erstellt. Wenn Sie im geschäftlichen eMailing Feinde brauchen, halten Sie sich daran.
Artikel aus der Reihe eMail effektiv nutzen.
Quelle: Lars Kasper: www.Kasper-online.de
Wie heisst es doch so schön:
Was du nicht willst was man dir tu,
das füg auch keinem anderen zu.
Wenn sie von merkwürdig formatierten eMails mit Bildanhängen, dubiosen Anhängen und ellenlangen Signaturen genervt sind, dann sollten sie dies in ihren eigenen Mails zuerst abstellen.
1. Verfassen Sie E-Mails als Word-Dokument!
2. Versenden Sie eine E-Mail mindestens fünfmal!
3. Hängen Sie eine lange Signatur an!
4. Zeilenumbrüche ignorieren
5. Zitieren Sie den ganzen Text!
6. Verwenden (!) Sie viele (!!) Ausrufezeichen!!!
7. Versenden Sie Ihre E-Mails HTML-formatiert!
1. Verfassen Sie E-Mails als Word-Dokument!
Mit Word kann man die gestalterischen Mittel der Textverarbeitung voll ausnutzen. Sie beweisen so, daß Sie ein Profi in Sachen Layout und Design sind und sich mit den Möglichkeiten, die die Kombination von Internet und tollen Programmen bietet, total gut auskennen. Machen Sie sich keine Sorgen darum, ob die Word-Datei von allen gelesen werden kann. Word ist Bestandteil von Microsoft Office - und das hat ja wohl wirklich jeder. Ob nun Mac, Linux oder Unix.
2. Versenden Sie eine E-Mail mindestens fünfmal!
Versenden Sie ein und dieselbe E-Mail mindestens fünfmal. Nur so können Sie sicher sein, daß wenigstens eine davon fehlerlos ankommt und in der Mailbox der Empfängers zwischen vielen anderen Mails nicht übersehen wird - auch wenn der Empfänger ein Exemplar Ihrer E-Mail zufällig löschen sollte, kann er sie noch einmal lesen ohne das Sie die E-Mail noch einmal senden müssen. Der Empfänger freut sich sicher auch wenn er in sein Postfach schaut, denn wer freut sich nicht über viel Post ?
3. Hängen Sie eine lange Signatur an!
Hängen Sie an Ihre E-Mails eine möglichst lange Signatur. Eine richtige Signatur enthält neben Ihrer eMail-, Homepage-, ICQ- und Snailmail-Adresse mindestens noch Ihren Lebenslauf und ein tolles "ASCII-Art"-Foto von Ihnen und Ihrer Familie. Damit die Signatur überhaupt auffällt und nicht untergeht, ist es wichtig, daß sie mindestens zehnmal größer als der Text Ihrer eMail ist.
Besser: Hängen Sie Ihre eingescannte Unterschrift an die eMail. Auch einige coole Sprüche sollten abschließend nicht fehlen, dann hat der Empfänger nach dem zweistündigen Download Ihrer Mail-Signatur wenigstens was zu lachen.
-- +-----------------------------------------------+--------------+| | |
| M O N I K A M U S T E R M A N N | A tab is 3 |
| | spaces wide! |
| E-Mail: moni@x-offline.de | |
| Homepage: http://home.x-offline.de/home/moni/ +------+
| ICQ: 12345678 | |
| | Nach einem |
| PGP-Key available on my Homepage! | Boot wird |
| | alles gut! |
| Monika Mustermann | |
| Musterstrasse 42 +--------------------+
| 12345 Musterstadt, Deutschland | |
| | Contact me |
+--------------------------------------------------+ at skall: |
| | |
| Windows 95 - echtes Multitasking: | 17014711 |
| Gleichzeitig booten und abstuerzen. | @skall.de |
| | |
+-----------------------------------------------+--------------+
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| |
| * * * * * Meine Sig ist 18 Meter lang! * * * * ******|
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5. Zitieren Sie den ganzen Text!
Wenn Sie etwas aus einer E-Mail zitieren möchten, dann zitieren Sie am besten gleich den gesamten Text. Der Empfänger der Mail wird Ihnen für diese umfassenden Informationen in Megabyte-Größe bestimmt dankbar sein, da der er sich wahrscheinlich nicht mehr an jedes Wort seines Beitrags erinnern kann. Wenn Sie ein Zitat von etwa 300 Zeilen ausführlich und klar verständlich kommentieren wollen, haben sich die folgenden eindeutigen, klassischen Aussagen bewährt: "Ja, richtig." oder "Nein."
> Zitieren Sie den ganzen Text!
>
> Wenn Sie etwas aus einer E-Mail zitieren möchten,
> dann zitieren Sie am besten gleich den gesamten Test
> Der Empfänger der Mail wird Ihnen für diese
> umfassenden Informationen in Megabyte-Größe bestimmt
> dankbar sein, da der er sich wahrscheinlich nicht
> mehr an jedes Wort seines Beitrags erinnern kann.
> Wenn Sie ein Zitat von etwa 300 Zeilen ausführlich
> und klar verständlich kommentieren wollen, haben
> sich die folgenden vielsagenden Kommentare bewährt:
> "Ja, richtig." oder "Nein."
Genau!
6. Verwenden (!) Sie viele (!!) Ausrufezeichen!!!
Verwenden (!) Sie viele (!!) Ausrufezeichen (!!!), um die besondere (!) Wichtigkeit (!!) einzelner Wörter und Aussagen in Ihrer E-Mail zu kennzeichnen!!!!! Der Inhalt der E-Mail wird damit viel bedeutender (!!) und auch spannender!!! Der Empfänger wird die E-Mail deshalb auch viel konzentrierter (!) und gespannter (!!) lesen!!!!!!!!!!
7. Versenden Sie Ihre E-Mails HTML-formatiert!
Die tollen neuen Mailprogramme der noch tolleren neuen Browser bieten die Möglichkeit, die E-Mail im HTML-Format zu schreiben. Zögern Sie nicht, dieses zu nutzen. Endlich können Sie Farbe und verschiedene Schriften in Ihre Texte einbringen und Grafikenkönnen auch ganz einfach eingebunden werden. Falls jemand noch nicht das neueste Mail-Programm besitzt, kann er sich ja die Wörter immerhin noch aus dem Quellcode mühsam zusammensuchen -- selber schuld.